При составлении плана и бюджета официальных мероприятий необходимо помнить о внешнем PR.

Рекомендовано приглашение на мероприятия помимо сотрудников еще и партнеров, клиентов.

Вам будет нужно озаботиться «рекламными» материалами – сувенирами с символикой фирмы, буклеты и пр.

Содружество артистов "Разгуляй" возьмет на себя организационные и вспомогательные работы при организации официальных мероприятий

Фотографии раздела официальные мероприятия 

На таком мероприятии Вы можете презентовать достижения фирмы в целом за год. Руководство может обратиться с официальной и торжественной речью.

Ваше мероприятие – очередной удачный повод для внешнего PR .

Мини-цели:

• поддержание лояльности существующих клиентов
  
• привлечение новых клиентов
  
• работники будут гордиться причастностью к компании
  
• другие цели, которые Вы можете дополнить сами.
  

Вы можете пригласить поп-звезд, артистов и провести в фешенебельной гостинице, ресторане.

На мероприятие стоит заказать строгие официальные пригласительные.

Принципиальный момент для понимания – бюджет состоит из двух частей – "постоянной" и "переменной".
«Постоянные» расходы
Это, что не зависит от количества человек на мероприятия. Будут ли у Вас 1 человек или 100 – они все равно останутся неизменными. К этим расходам, например, можно отнести:
расходы на аренду помещения мероприятия, обратите внимание, если зал оплачивается по фиксированным часам, учтите время подготовки и завершения мероприятия, которое вы тоже оплачиваете
техническое обеспечение (звук, свет, проекционное оборудование, стенды), если предоставляется залом, необходимо проверить совместимоть программ и готовность оборудования, если оплачивается отдельно у нас, мы берем на себя всю подготовку и организацию процесса.
расходы на оформление (корпоративная символика в декорациях, аэро/флористическом оформлении)
обеспечение шоу-программы (концерт по завершении протокольной части, раус для привлечения внимания к модулям, классический ансамбль, джазовый коллектив во время кофе-пауз при необходимости)
транспортные расходы (например, общий автобус, парковочные места для участников и гостей)
другие расходы, допишите свои.
Переменные расходы.
Сюда ы относим все порционное. Будут ли у Вас 1 человек или 100 – они изменятся пропорционально.
К этим расходам, например, можно отнести:

• конференц-пакет на каждого участника
  
• услуги кейтеринга, кофе-паузы и ланчи
  
• напитки
  
• подарки
  
• другие расходы, допишите свои.
  

Обратите внимание, что после того, как Вы оплатите нужные счета, расходы превратятся в постоянные. Скорее всего, Вы уже не сможете вернуть деньги, если количество участников мероприятия внезапно сократиться, всегда есть решение подобной проблемы, например, перенос внесенной суммы-заложника на дополнительное оборудование или программу.

Непредвиденные расходы. Это своеобразный фонд для оперативного решения проблем. Они обязательно будут, как бы тщательно Вы не планировали мероприятие. Их можно и нужно определить заранее, на стадии планирования, например в виде процента (скажем 10%) от общего бюджета мероприятия. После этого не меняйте эту сумму. Больше нее бюджет не должен раздуваться, это закон.

В качестве стимулирующего момента, советуем использовать остаток после мероприятия (весь или часть) выдать группе, участвующей в подготовке мероприятия в качестве бонуса/премии. Это будет благодарность за хорошее планирование, за самоотверженность сотрудников в отстаивании интересов компании перед субподрядчиками.